• בית
• מאמרים
• כל מה שבאמת צריך לדעת על הענן של מיקרוסופט Office 365

כל מה שבאמת צריך לדעת על הענן של מיקרוסופט Office 365

במאמר זה אנסה להבהיר מהו ענן השירותים שמיקרוסופט מציעה, מה ההבדל בין Office 365 ל Microsoft Azure, למי שירותים אלו מתאימים והאם ניתן להוכיח כדאיות למעבר לענן?

הקדמה

בביקורי הרבים אצל לקוחותינו השונים, הן במסגרת תפקידי כ- Microsoft Regional Director והן במסגרת תפקידי בחברת U-BTech Solutions, השותף המוביל של מיקרוסופט למעבר לתשתיות הענן, אני נשאל לא מעט: מה זה בדיוק Office 365? האם זה משתלם לי? האם יש איזשהו ROI לתהליך זה? ועוד שאלות רבות.

במאמר קצר זה אנסה להבהיר מהו ענן השירותים שמיקרוסופט מציעה, מה ההבדל בין Office365 ל Microsoft Azure, למי שירותים אלו מתאימים והאם ניתן להוכיח כדאיות למעבר לענן, האם הכל טוב כפי שמבטיחים לי ומהם החסרונות שבשירותים אלו? שאלות חשובות שבהחלט דורשות מענה.

ברור לי ולכולם שהענן כבר כאן, זהו לא רק Buzz או אופנה חולפת, זהו משהו מאד ממשי שקורה ומשנה את עולם תשתיות המחשוב ואת הצורה שבה אנו מספקים שירות. שינויים אלו הינם שינויים מהותיים, הן בתפישת עולם שירותי המחשוב והן בדרך היישום של שירותים אלו.

למה ענן?

לא פעם בפגישה עם לקוח עולה הבקשה: "אני לא רוצה את כל חדר השרתים אצלי, קח אותו ממני!" מנהל מערכות המידע, מנהל המחשוב ושאר הצוות רוצים שקט ויציבות. יש צורך להתרכז בארגון ובעסק, בשיפור הפרודוקטיביות של המשתמש ובמתן שירות מדיד ברמה גבוהה. אין רצון של צוות המחשוב להתמודד ביום יום עם תקלות, שדרוגים ועדכונים של תשתיות. המטרה העיקרית אצל רובם היא להיות יחידה יצרנית ונחוצה בארגון, שמטרתה להצעיד את הארגון קדימה בשוק מאתגר עם כמות מידע הולכת וגדלה ועם שינויים טכנולוגיים שמתרחשים מדי יום.

אז ראשית, מהו הענן ככלל ומהו הענן של מיקרוסופט בפרט?

הענן זוהי תשתית המספקת מגוון פתרונות שמטרתם להחליף או להשתלב עם מערך השרתים המקומי בארגון. ניתן להגדיר מספר פתרונות עיקריים:

• SaaS - Software as a Service: הכוונה לשירות מלא כגון שירות דואר אלקטרוני, שירותי CRM וכדומה.
• IaaS – Infrastructure as a Service: הכוונה לתשתיות כשירות, כמו למשל מכונה וירטואלית מלאה בענן.
• PaaS - Platform as a Service: הכוונה לפלטפורמה כשירות, כמו סביבת Web או שירותי Database.

הפיתרון הגדול של מיקרוסופט לתחום ה SaaS הוא מוצר Office365. פלטפורמה שמספקת שירותי דואר, שיחות ועידה, מסרים מידיים, SharePoint וכדומה. חשוב לציין שמחוץ לחבילת Office365 יש עוד מספר שרותי SaaS שאינם כלולים בחבילה כדוגמת Microsoft CRM או Microsoft Project. לתחום ה PaaS ותחום ה IaaS מיקרוסופט מספקת שרות זה על גבי פלטפורמה הקרויה Azure.

מהי הבשורה ומהו היתרון הגדול ב Office365?

השירות מאפשר לעסקים, מכל הגדלים והסוגים, פרודוקטיביות עוצמתית מונעת ע"י תשתיות שרק ארגוני ענק זכו לה ובכך מסייע לחסוך זמן וכסף ומשחרר משאבים יקרי ערך. שירות Office 365 משלב את שולחן העבודה המוכר של Microsoft Office עם גרסאות מקוונות של שירותי התקשורת ושיתוף הפעולה המקוונים מן הדור הבא: Microsoft Exchange Online‏, Microsoft SharePoint Online ו-Microsoft Lync Online.‏ שירותי הענן של מיקרוסופט קלים לניהול ופשוטים לשימוש, שירותים אלו מספקים את האבטחה המלאה, האמינות והבקרה הדרושים לצורך הפעלת העסק.

מאפייני השרות ויתרונותיו

• תשתית שרידה עם Uptime 99.9% מובטח וגישה מכל מקום
• DRP מובנה כחלק מן השירות
• תמיכה מקומית 24/7
• אבטחה גבוהה ותמיכה בתקני הפיקוח
• עדכוני גרסה שוטפים
• תמיכה בשירותים מתקדמים
• שימוש באפליקציות הקצה המוכרות
• תמיכה בגישה ממכשירים ניידים מסוגים שונים
• תיבות דואר גדולות במיוחד 50 גיגה ומקום אחסון נוסף לקבצים
• מערכת אנטי וירוס ומערכות סינון מתקדמות מובנות בשירות
• גמישות לשינויים
• עלות ברורה ומדידה

למי מתאים הענן?

מדובר בדיון מעניין ולעתים אף סוער. אולי יותר קל לשאול למי לא מתאים הענן? ישנם ארגונים בעלי מערכות רגולציה נוקשות כדוגמת חברות ביטחוניות ופיננסיות אשר לא מאפשרות הוצאת מידע מגבולות הארגון. עבור ארגונים אלו, הפתרון ניתן במסגרת הענן הפרטי, שזו תשתית ארגונית פנימית המבוססת וירטואליזציה ואוטומציה. קיימים לקוחות אחרים שלעיתים אינם בשלים לענן, בדרך כלל לאו דווקא משקולים ארגונים רציונליים גרידא אלא אך ורק מהצורך להתרגל ולהסתגל בהדרגתיות למצב. אבל בשורה התחתונה, לרוב הארגונים המסחריים שאליהם הגעתי, הענן נתן פתרון ההולם את הצורך הארגוני ומעבר לכך.

האם ניתן להוכיח כדאיות או איזשהו ROI לתשתיות הענן?

למרות שדבר זה לא תמיד פשוט, בדרך כלל ניתן להוכיח כדאיות למעבר לענן. כאשר אני מגיע לארגון ושואל "כמה עולה לכם שירות הדואר האלקטרוני?" ברור שמאד קשה לכמת את המספרים כולם. קיימת עלות מסוימת ברורה: עלות החומרה, האחסון, הרישוי ואולי גם חלק מהתשתיות הנלוות, אך קיימות עלויות רבות חבויות שקשה מאד למדוד כמו לדוגמא עלות קירור חדר השרתים, עלות התחזוקה, הגיבויים ועוד.

אז כדי להוכיח כדאיות בואו וננסה לפרוט את העלויות, לפחות את חלקן:

• רישוי שרתים
• רישוי מערכות הפעלה לשרתים
• רישוי תחנה לגישה לשרתים CAL – Client Access License
• חומרת שרתים בין אם פיזית או וירטואלית
• נפחי האחסון במערכת האחסון
• מערכות נלוות – מערכת סינון דואר ואנטי וירוס
• מערכות נלוות – מערכת ארכיון (אם יש כזאת)
• מערכות נלוות – מערכת שליטה במכשירים חכמים
• מערכות נלוות – חלק ממערך הגיבוי ונפחי הגיבוי
• מערכות נלוות – תשתיות פרסום מערך הדואר לאינטרנט
• מערכות נלוות – מערכת אבטחה סביב התשתיות שיועברו לענן
• עלויות חבויות – חשמל ומיזוג אוור
• עלויות חבויות – עלויות שעות עבודה תחזוקה ושדרוגים של התשתיות

אם תבדקו אני בטוח שתמצאו עוד סעיפים קטנים רבים. לא הכל מדיד, בטח לא באופן מידי וכאשר מבינים מהי תשתית הענן והערכים הרבים שבאים איתה לא תמיד ניתן להשוות אותה לתשתית הארגונית ומכאן גם לא ניתן להשוות בצורה מלאה את עלות התשתית הארגונית מול עלות הענן. הנה מספר שאלות שיעזרו לכם להבין למה אני מתכוון:

• האם תשתיות הארגון כוללות זמינות מלאה וכוללת אתר DR מרוחק?
• האם אנחנו מספקים בארגון תיבות של 50 גיגה ?
• האם יש לנו תחזוקה שוטפת ועדכונים של השרתים לפי ה Best Practice?
• האם היכולת של הארגון לשדרג ולאמץ שירותים חדשים הינה מדידה?

בנקודות זמן שונות הכדאיות למעבר לענן משתנה. ארגונים הנמצאים לפני שדרוג תשתיות, כמובן שהכדאיות שלהם לעבור לענן גדולה מאלו של ארגונים אשר לא מכבר שדרגו את התשתיות שלהם. ארגונים המשדרגים תשתיות באופן קבוע ואשר מתקדמים טכנולוגית, להם יהיה משתלם יותר לעבור לענן מאלו אשר משדרגים תשתיות וטכנולוגיות אחת לעשור.

מאחר ושאלת הכדאיות עולה לא מעט בפגישות עם לקוחות, מחלקת הפיתוח שלנו יצרה כלי תוכנה מיוחד המסייע בחישוב הכדאיות של Office 365 מול תשתית Exchange בתוך הארגון. למידע אודות התוכנה והורדה בחינם לחץ כאן.

לסיכום

הענן כבר כאן ומציע לנו מגוון של אפשרויות ושירותים בעלויות ברורות ומדידות. הענן מציע לנו תשתיות פשוטות לניהול וזמינות 24/7 המאפשרות לארגון להגיע לפרודוקטיביות גבוהה ולהתמקד בפן העסקי ולא בתחזוקת התשתית.

בחלק הבא של מאמר זה אעסוק בקצרה ביתרונות המובהקים לשימוש ב Office 365 ואספק לכל מי שרק ירצה מספר מסרים משכנעים לטובת המעבר לענן ולשירות Office 365.

אני מזמין אתכם לבקר בדף המידע אודות אופיס 365 שהקמנו באתר, המרכז את כל המידע והקישורים להם תזדקקו כדי ללמוד, לנסות, להטמיע ולנהל סביבת אופיס 365 בארגון שלכם.

אודות כותב המאמר

רונן גבאי - מייסד שותף, סמנכ"ל טכנולוגיות ו-Microsoft Office 365 P-Seller בחברת U-BTech Solutions

רונן הוא מומחה בינלאומי המביא איתו שנים של ידע ונסיון, גם כמרצה מוביל ו-CTO בג'ון ברייס מכללת הי-טק וגם כיועץ בכיר לחברות וארגונים. בעשור האחרון רונן מוביל את תחום ה-Ofice 365 בתור Microsoft P-Seller, מנהל את Exchange User Group ומוביל פרויקטים של הטמעות ואינטגרציה של Windows Server, Active Directory, Microsoft Exchange Server ופלטפורמות הענן של מיקרוסופט.